・人間は必ずミスをします。メールの誤送信は営業人生のなかで誰もがするミスです。どれだけ気をつけていても誤送信は起こり得ることなので、未然に防ぐように自分なりの防止策を取っておきましょう。

・とくに個人情報などの添付ファイルの誤送信は、一発で取引停止、場合によっては訴訟などにも繋がる最も重大なエラーのひとつです。添付したファイルに誤りがないか、添付後に自分でも一度開いて目視確認するなどしましょう。(もちろん見積書や提案書なども他社に迷惑がかかる重大なエラーです。)

※誤送信防止策1「ダブルチェックをする」
第 3 者の誰かにメール文面や宛先を確認してもらう方法。新人は全て見てもらってもいいが、現実的には重要メールだけチェックしてもらうなどになる。

※誤送信防止策2「メールを複数同時に書かない」 メールウィンドウを複数開き、同時並行で書いてしまうと混同しがち。1 回のメールで開くメールウィンドウはひとつだけ。書き終わって送信してから次のメールウィンドウを開いて書く、という自分ルールを定めたほうが良いです。

※誤送信防止策3「テキストエディタを使う」 メールを書いている時、マウスなどに手が触れて送信ボタンを押してしまったら…?ぞっとしますね。そうしたことがないよう、基本的に文面はテキストエディタ上で書き、全部書き終わってからコピペでメーラーに転記するようにするとミスが少なくなります。

※ デフォルトのエディタ(名称:メモ)は非推奨。コピペ時にフォントデータも貼り付けられてしまったり、タブ機能が無いなど非常に不便です。

※誤送信防止策4「誤送信防止ツールを使う」 世の中には便利なツールがいくつも存在します。機械のちからに頼るというのも立派な防止策のひとつです。自身のメール環境に適したアドオンを探しましょう。

※誤送信防止策5「執筆⇢送信のあいだに時間を置く」しばらく時間をおいた後に見るとミスに気がつくというものです。重要なメールほど時間をあけて送ることを心がけるといいでしょう。

※誤送信防止策6「焦らない」防止策でもなんでもないですが、焦れば焦るほどミスは多くなります。1 分 1 秒を争うほどのメールを送る機会はほとんどありません。ミスをしたらそのぶんもっとあなたの時間は なくなります(経緯報告書作成+謝罪訪問で半日〜1 日くらい吹っ飛びます)。