・見積書や申込書は必ず PDFで送ること。ほぼ例外はありません。相手側で内容を変更できる余地を一切与えないようにしましょう。

・契約書や記事稿などのWordファイルは、適宜「校閲」を設定し、更新箇所がお互いにわかる状態でやり取りをすると良い。これを設定せずにやり取りするとどこが変更箇所かわ からず、全文字全チェックを再度することになり非常に不親切です。

・校閲や修正などでファイルが追記更新されたときは、それがわかるようにファイル名に追記するなどしましょう( _ver1 ⇢ _ver2 など)。

・メール内でファイル内容に言及する順番と、ファイル添付の順番はそろえておいたほうが わかりやすくて親切です。

・ファイルサイズが2MBを超え始めたら、相手側が受け取れなくなる可能性を考えて下さい。顧客各社のシステム都合で大容量ファイルが受け取れないケースはよくあります。それでもファイルを送る必要がある場合は、1圧縮して送る2分割して送る3大容量ファ イルサービス(ギガファイル便など)を使って送る4オンラインストレージを利用する (Firestrageや Dropbox など)、が解決策。